Il workshop “AI pratica per le aziende” e la visione di Webhero

Il 25 settembre, al Tecnopolo Tiburtino, l’agenzia romana Webhero ha tenuto il workshop “AI pratica per le aziende”, inserito nella Rome Future Week 2026. L’evento, ospitato presso il Tiburtech Hub, ha riunito 87 imprese selezionate, tra piccole e medie realtà che desiderano sperimentare l’intelligenza artificiale nei propri processi. Durante la sessione, i fratelli David e Federico Giannicchi, fondatori di Webhero, hanno illustrato il loro approccio basato su AIhero, il nuovo servizio di consulenza AI pensato per le imprese.

Webhero si presenta come un partner che progetta agenti AI su misura per aziende B2B, senza richiedere competenze di programmazione. L’agenzia sostiene che è possibile “istruire” un agente AI semplicemente scrivendo in italiano, definendo obiettivi, regole e soglie operative.

Le attività più onerose per le PMI

Nel contesto delle PMI, le attività più dispendiose in termini di tempo e risorse includono:

Secondo Webhero, queste operazioni possono essere automatizzate da agenti AI, riducendo drasticamente i costi operativi.

I dati come “miniera d’oro bloccata”

Webhero parte dal presupposto che le aziende possiedono già una “miniera d’oro” di dati, ma che questi rimangono isolati nei sistemi gestionali, ERP, ticket e caselle di posta. Molte imprese spendono ore incrociando numeri a mano tra fogli di calcolo e documenti per produrre preventivi o report. Quando provano a utilizzare l’AI, spesso lo fanno con una singola domanda in chat, ottenendo risposte generiche e perdendo il contesto al termine della sessione. “Si passa più tempo a ridare il contesto che a ricevere valore”, ha osservato l’agenzia.

Come funziona un agente AI

Un agente AI opera con una logica diversa: riceve un mandato anziché una domanda, ad esempio “ecco l’obiettivo, trova tu la strada”. L’agente accede direttamente ai dati dove sono archiviati, utilizza strumenti collegati ai sistemi aziendali, osserva, agisce e corregge eventuali errori fino a consegnare un risultato finito. Inoltre, gli agenti possono lavorare in squadra:

L’obiettivo dichiarato è “fare in tre minuti un lavoro che a un team umano richiederebbe tre giorni”, con il controllo umano concentrato solo sulle decisioni più rilevanti (invio, cancellazione, pagamento).

Come iniziare: tre passaggi operativi

Webhero ha definito un percorso di avvio in tre fasi, pensate per la prima settimana di sperimentazione:

    • Identificare un lavoro ricorrente: scegliere un’attività settimanale ripetitiva e selezionare i dati utili.
    • Definire regole, limiti e soglie: fornire all’AI esempi concreti di come svolgere il lavoro correttamente, indicando da dove prendere i dati, cosa osservare, quale soglia usare, cosa non fare e chi deve controllare prima della consegna. “Come lo spieghereste a una persona assunta lunedì.”
    • Costruire script e agenti: l’AI genera il codice necessario, mentre l’azienda definisce cosa deve essere conteggiato.

L’agenzia sottolinea che non è necessario acquistare nuovo software, cambiare gestionale, assumere programmatori o riorganizzare preventivamente i dati. Si parte da quelli disponibili, anche se disordinati, e il primo componente può essere operativo in pochi giorni. È fondamentale misurare il tempo attuale impiegato per l’attività manuale: “Senza quel numero, fra un mese non saprete dire se è servito.”

Contenimento dei costi e gestione dei token

Il modello di pricing dell’AI si basa sui token, ovvero la “benzina” consumata da ogni parola letta e scritta. Webhero propone tre regole per contenere questi costi:

1. Scegliere il modello giusto per ogni compito

Non è sempre necessario il modello più potente. Si può utilizzare:

“Lo stesso lavoro affidato al modello sbagliato costa venti volte tanto.” Nei flussi di Webhero, il modello più costoso interviene una sola volta, per comprendere il compito e controllare il risultato; la maggior parte del lavoro è delegata a modelli economici.

2. Conservare il contesto in file esterni

Il contesto non deve essere gestito nella chat, ma salvato in una cartella condivisa. File di testo, consultabili e modificabili senza competenze di programmazione, indicano all’AI:

In questo modo “l’AI non inventa: esegue seguendo le nostre regole”. Se il modello viene sostituito, le regole, le soglie e i divieti restano invariati.

3. Definire il perimetro di accesso

Un agente configurato correttamente accede solo ai dati strettamente necessari al proprio compito, resta isolato dagli altri progetti e, quando deve analizzare un documento, dispone solo di permessi di lettura. Questo approccio è in linea con le normative europee sull’AI.

Conformità normativa e AI Act europeo

L’avvocato Lorenzo Innocenzi ha illustrato l’AI Act, la nuova normativa europea che impone obblighi alle imprese che adottano sistemi di intelligenza artificiale e regola l’uso dei contenuti generati. Conoscere queste disposizioni è condizione indispensabile per un utilizzo conforme e responsabile degli agenti AI.

Impatto e prospettive per le PMI

Il workshop, che nella precedente edizione aveva registrato tutto esaurito, si conferma come appuntamento periodico dedicato alle piccole e medie imprese. Oltre al contenuto tecnico, la mattinata ha visto la partecipazione dell’Associazione KIM, che da 29 anni accoglie a Roma bambini gravemente malati provenienti da 83 paesi, raccogliendo fondi tra i partecipanti.

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