Per gli impiegati della città di Zurigo non è ancora possibile sostituire in fretta Microsoft 365 con l'alternativa open source OpenDesk. Questo è quanto emerso da uno studio, condotto dal Centro competenze per la digitalizzazione della città di Zurigo insieme all'Istituto Tecnico Superiore di Berna.
OpenDesk non soddisfatto in tutto
La valutazione della ricerca sottolinea che OpenDesk soddisfa in molteplici ambiti i requisiti funzionali richiesti per le attività quotidiane d'ufficio. Tuttavia, per un uso completo non sono presenti alcune funzionalità basilari che ci si aspetta da un ambiente di lavoro moderno.
Funzionalità mancanti
- Non vi è la telefonata esterna con numero di telefono
- Sono difficoltose le videoconferenze con soggetti esterni
- Mancano le applicazioni native e le problematiche conseguenti legate al fatto che OpenDesk è interamente basato sul browser
- Non vi è supporto per le automazioni di basso codice
Dettagli tecnici ed esperienza utente
OpenDesk è progettato e sviluppato dal Center for Digital Sovereignty of the Public Administration (ZenDiS), e fa uso di tecnici web-based che integrano varie tipologie di software open source. Alcuni esempi includono Nextcloud per la gestione dei file e Collabora Online come alternativa al pacchetto Microsoft Office.
Zurigo ha intrapreso il progetto per verificare se OpenDesk possa fungere da completo sostituto a Microsoft 365 e a tutte le sue funzioni.
OpenDesk soddisfatto in diversi ambiti
La ricerca riconosce che OpenDesk soddisfatto la maggior parte dei criteri richiesti per la chat e alcune principali capacità di un sistema per la gestione dei file. Nel settore della posta elettronica vengono soddisfatte tutte le funzioni di base, mentre il calendario soddisfatto “tutte le funzioni operative” con una buona interfaccia grafica.
OpenDesk e le applicazioni mobili
La valutazione evidenzia inoltre che le applicazioni mobili sono ampiamente utilizzate presso la pubblica amministrazione; OpenDesk invece si trova ad utilizzare le app dedicate ai suoi componenti individuali.
Una significativa sfida per l'utilizzo di OpenDesk si pone nel fatto che l'intera piattaforma funzioni nel browser. Questo limita molteplici funzionalità come le notifiche, lo scambio di dati e l'accesso ai sensori, ma soprattutto agli elementi di sicurezza.
Vantaggi ed esperienze degli utenti
Gli esperti di Zurigo hanno chiesto anche opinioni da altre amministrazioni che hanno effettuato un passaggio alle applicazioni di origine open source. Tra queste Schleswig-Holstein. Benché non utilizzi OpenDesk, l’esperienza è stata analizzata per comprendere le implicazioni di un trasferimento da Office locale a Open Source.
Si è potuta constatare che la migrazione non ha inciso negativamente sull’attrattività del lavorare in tale struttura. Inoltre, circa un numero percentuale singolo di impiegati ha continuato a utilizzare Microsoft Office a causa di un forte utilizzo di Excel.
Evoluzione ed economicità
L’OpenDesk non è una tecnologia statica; il team ZenDiS effettua aggiornamenti mensili, migliorando le sue funzionalità. Alcune funzioni non integrate potrebbero, in alternativa, essere aggiunte integrando software Open Source come LibreOffice e Thunderbird.
Però, il costo complessivo di OpenDesk si pone decisamente oltre la metà rispetto al costo equivalente dei pacchetti Microsoft.
Prossimi passi con OpenDesk
Il prossimo passo riguarda ora un collaudo in un ambiente operativo reale. La città di Zurigo intende migliorare la sua autonomia digitale creando una piattaforma affidabile basata su soluzioni diverse da Microsoft 365.