Il cosiddetto certificato di buona condotta (polizeiliches Führungszeugnis) è una prova documentale richiesta da milioni di persone in Germania, sia per motivi professionali che per impegni volontari. Indipendentemente dal fatto che si tratti di accedere a un ruolo o ottenere un'autorizzazione presso una palestra, questo documento, che attesta eventuali precedenti penali, è una delle prestazioni amministrative più utilizzate in tutto il Paese. Vengono emessi circa cinque milioni di attestati ogni anno. La richiesta online è stata possibile da oltre un decennio, ma il risultato rimaneva comunque analogico. Le certificazioni venivano stampate su carta speciale e consegnate via posta. Questa prassi sta per subire un radicale cambiamento: il Bundestag ha aperto la strada a un'ampia modernizzazione.
In occasione della lettura finale, una larga maggioranza costituita da CDU/CSU, SPD, Verdi e Sinistra ha votato a favore del progetto di legge modificato. L'Alternativa per la Germania (AfD) si è astenuta. Inizialmente lanciata come una proposta per sostenere la professione dell’avvocato e del notaio, la riforma è stata velocemente integrata da tre altre iniziative avanzate in parallelo. Tali proposte rientrano nel pacchetto di ampliamento delle procedure online negli affari societari. Al momento, il progetto di certificato di buona condotta digitale si sta avvicinando al traguardo.
Previsto un processo senza interruzioni, la richiesta e la ricezione del documento saranno interamente digitali. Il risultato arriverà direttamente al conto BundID dell'utente. Il vantaggio principale è chiaro: tempo risparmiato e la possibilità di non affrontare tempi di consegna postale né la necessità di digitalizzare o presentare fisicamente un documento cartaceo.
Un elemento fondamentale è la verificabilità del documento digitale. Il certificato conterrà un particolare codice a barre e un QR-Code. Datori di lavoro e associazioni potranno verificare l’autenticità del certificato tramite l'app ZeSI mobile, offerta gratuitamente dalla Bundesdruckerei. La base legale di questa iniziativa sarà garantita da un nuovo articolo del Bundeszentralregistergesetz. Chi preferisce comunque ottenere il documento fisico può richiederlo personalmente e riceverlo via posta.
I deputati hanno anche chiesto all’esecutivo federale, in una risoluzione, di valutare l’eventualità di ricevere digitalmente i certificati di buona condotta per uffici e istituzioni. Inoltre, deve essere fissata la data in cui smetterà completamente di inviare documenti cartacei agli uffici. Questi risultati dovranno essere comunicati al comitato entro marzo 2027.
L’attuazione della riforma rientra in un piano più ampio di modernizzazione della giustizia. Per esempio, la creazione di una GmbH può avvenire con una dichiarazione online e via videoconferenza, senza la necessità di recarsi fisicamente da un notaio. La stessa procedura sarà presto estendibile anche a società in nome collettivo e compagnie commerciali. Il sistema di gestione elettronica sarà aperto anche ai poteri di rappresentanza per l'iscrizione e il diritto di voto nei registri.
Con la rimozione dei tempi di attesa e di spostamento, il governo federale aspetta notevoli benefici ogni anno. Solo l'economia tedesca potrebbe risparmiare intorno ai 440.000 euro annui. Alcuni aspetti della riforma entreranno in vigore immediatamente dopo l’approvazione. Il rilascio del certificato di buona condotta digitale e i nuovi procedimenti online per i notai inizierà il 1° ottobre.