Negli ambienti industriali multinazionali, la gestione documentale non è più un semplice archivio digitale: essa deve diventare un elemento attivo all’interno delle attività aziendali. Il gruppo Sacmi, insieme a Siav, ha realizzato un modello di automazione documento-ERP che integra diversi settori operativi come fatturazione, PEC, dogane e contratti.
Tale implementazione si colloca nel contesto di un panorama legislativo e tecnologico in rapida evoluzione. L’introduzione della fatturazione elettronica in Italia ha evidenziato la distanza tra mera digitalizzazione e effettivo automazione dei processi. Ora, la digitalizzazione non si ferma alla scansione di un documento; essa include la verifica, l’approvazione, la conservazione legale e la centralizzazione di dati contabili, gestione delle eccezioni, e la tracciabilità.
Uno dei principali fattori economici che spinge aziende a digitalizzare i processi è rappresentato dal rapido crescere del mercato della gestione digitale dei documenti. Secondo l’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, entro il 2025 il valore del mercato in Italia salirà a 2,3 miliardi di euro. Inoltre, il quadro UE spinge verso una completa digitalizzazione: il pacchetto VAT in the Digital Age, adottato il 15 marzo 2025, vuole rendere obbligatorio, entro il 2030, il reporting IVA digitale per le transazioni interne all’UE.
L’approccio di Sacmi
Il Gruppo Sacmi, una realtà industriale globale, ha affrontato queste sfide con Siav, implementando una piattaforma integrata con il sistema SAP, in particolare con Archiflow Document Management System. Questo consente di gestire in maniera centralizzata i dati contabili e la conservazione digitale, unendo i documenti al sistema gestionale.
Gli utenti hanno potuto beneficiare di un ambiente coerente e più efficiente grazie a un primo momento dedicato all’uniformazione dei processi. L’obiettivo di Sacmi Service era di creare una struttura centralizzata e uniforme, necessaria anche per una futura automatizzazione completa.
Il piano d’azione ha incluso diverse azioni:
- Analisi dei flussi operativi interni
- Normalizzazione del piano contabile
- Raccolta e unificazione degli anagrafici per clienti e fornitori
- Unificazione del piano contabile in base alle normative locali
- Creazione di un portale interno accessibile a tutti i soggetti coinvolti
Secondo Simone Nesi, Responsabile Direzione Operativa Sacmi Service: “Partiamo dal processo prima di introdurre la tecnologia, poiché solo una buona governance assicura l’efficacia del sistema.”
Integrazione di SAP e Archiflow
Uno dei punti cruciali del progetto è stata l’integrazione tra SAP e Archiflow, permettendo una gestione digitale strutturata. Questo ha reso possibile la centralizzazione dell’archivio, rendendo i documenti facilmente recuperabili e collocabile un processo di conservazione digitale conforme al legislativo italiano.
Un vantaggio immediato è stato il fatto che i documenti non restano più statici in un archivio. Invece, essi diventano parte integrante dei flussi operativi collegati a SAP. Da SAP si può accedere al documento collegato; viceversa, la piattaforma documentale è un punto di controllo per smistamento, metadati, controlli amministrativi e conservazione.
Le tecnologie utilizzate
Il progetto si basa su due pilastri: SAP e Archiflow. La scelta di Archiflow è giustificata dal suo approccio agile, flessibile, e in grado di soddisfare le esigenze diverse di ogni azienda del Gruppo. Il processo prevede diversi livelli di automazione:
- Acquisizione automatica e strutturata dei documenti (PDF o XML)
- Estrazione dei dati e smistamento tramite workflow dedicati
- Validazione e conservazione conforme alle normative
- Registrazione automatica nel sistema contabile SAP
Tuttavia, non mancano le componenti umane: la verifica e la gestione delle eccezioni sono ancora riservate alle figure responsabili.
Impatti e benefici
Il progetto in corso ha trasformato completamente la gestione documentale di Sacmi. In passato, i documenti erano reperibili in aree diverse dell’azienda, gestiti da pochi utenti chiave. Ora, esiste una base comune, coerente e ripetibile che elimina la dipendenza da una persona specifica o da una prassi aziendale non strutturata.
Una delle aree di maggior successo del progetto è il ciclo passivo, la gestione ricevuta delle fatture. I dati arrivano in formato XML e PDF e vengono automaticamente analizzati, validati e registrati in SAP grazie a workflow predefiniti. Questo ha significato una riduzione nei tempi di elaborazione e una maggiore tracciabilità.
Da un punto di vista operativo, la soluzione consente:
- La scalabilità del modello, riusabile per qualsiasi società del Gruppo
- Una struttura operativa coerente, indipendente da logiche locali
- Una riduzione degli errori causati da manualità
- Un miglior monitoraggio per il controllo e il reporting
Persone, complessità e risultati
Il successo del progetto è stato riconducibile alla capacità tecnica di Siav e alla collaborazione interna di Sacmi, con l’implementazione di una infrastruttura operativa comune non solo a livello tecnologico, ma anche organizzativo e amministrativo.
“La sfida principale è stata costruire un ecosistema integrato nel tempo“, spiega Federico Pedullà, Managing Director Business Development di Siav. “Abbiamo dovuto supportare una complessità operativa estrema e una trasformazione tecnologica, come la migrazione a SAP S/4Hana.”
Grazie a questa strategia, Sacmi ha ottenuto una piattaforma gestionale scalabile e facile da gestire, dove il documento non è una fine a sé stante, ma uno strumento attivo nei processi. Questo progetto, estremamente avanzato, rappresenta un modello per altre aziende che intendono implementare una gestione integrata in un contesto multicompany e internazionale.